Factura electrónica

Dos obligaciones distintas que casi todo el mundo mezcla

Una es Verifactu: cómo tu propio programa registra y conserva lo que factura, encadenado y sin poder borrarse por detrás, para que la Agencia Tributaria pueda comprobarlo. La otra es la factura electrónica entre empresas: intercambiar el documento en formato estructurado con tus clientes y proveedores. Son leyes distintas, con calendarios distintos y con trabajo distinto por debajo, y el proveedor que te vende las dos como una sola cosa te va a cobrar dos veces por media solución.

El calendario, además, se ha movido más de una vez: la propia sede de la Agencia Tributaria publica una nota de ampliación del plazo de adaptación. Por eso esta página no te da una fecha. Lo que no cambia es qué hay que tener ordenado antes, y quien lo tiene ordenado cumple con cualquiera de los dos calendarios sin repetir el trabajo.

Lo que sí se automatiza, en el orden que paga

• Emitir desde el sitio donde el dato es verdad. Una factura correcta sale de un pedido correcto. Si el importe se teclea a mano al final, has automatizado la impresora y no la factura.
• Leer las que te llegan. Proveedor, fecha, base, impuesto, concepto — extraídos del documento con la frase de donde salieron pegada al lado, para que una persona compruebe una duda en segundos en vez de releer el PDF.
• Cuadrar contra el pedido y la entrega. Lo que te facturan contra lo que pediste y lo que llegó. Aquí es donde aparecen los cobros de más, y es el único trozo de todo esto que se paga solo.
• Avisar de lo que no cuadra, el mismo día. Una factura que no encaja no necesita un informe mensual: necesita una línea hoy, con el número y el motivo, para alguien que pueda decidir.
• Dejar rastro de todo. Qué se envió, cuándo, qué contestó el otro lado y qué se corrigió. Es la parte que nadie enseña en la demo y la primera que te piden cuando hay una discusión.

Lo que no se le deja hacer nunca

• Inventar un dato que no está en el documento. Si el número no aparece, la respuesta correcta es «no aparece», no una estimación con buena redacción.
• Enviar a la Agencia Tributaria sin que quede a la vista qué se envió. Una remesa que nadie puede leer después es un problema con retraso.
• Corregir una factura ya emitida por su cuenta. Rectificar es una decisión con nombre y apellidos detrás.
• Decidir si una discrepancia con el proveedor se acepta. Se detecta sola, se decide entre personas.

Es pronto para ti si

• Emites veinte facturas al mes y salen bien. Un programa de facturación estándar te cubre y no necesitas a nadie construyendo nada.
• Nadie ha decidido cuál de tus sistemas manda cuando dos no coinciden. Eso se acuerda entre personas antes de automatizar, o automatizas la discusión.
• Lo único que te falta es la parte de Verifactu y tu programa ya la trae. Es una casilla del proveedor, no un proyecto, y quien te lo presupueste como proyecto te está cobrando de más.

Si lo que duele son las que recibes, el proyecto es más pequeño

Casi todo lo que se presupuesta como «adaptación a la factura electrónica» va de emitir, que es la mitad que tu programa ya hace. Si tu dolor está en las facturas que entran — leerlas, cuadrarlas contra el pedido y la entrega, encontrar el cobro de más — eso es un proyecto distinto, más corto y más barato, y es el único trozo de todo esto que se paga solo. Conviene pedir las dos cosas por separado, aunque las venda el mismo proveedor.